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Présenter un résumé

Instructions de présentation des résumés acceptés

IMPORTANT: Afin d'assurer le bon déroulement de cette conférence en présentiel, veuillez prêter une attention particulière aux instructions ci-dessous. Si vous avez des questions ou des difficultés à suivre les directives, veuillez contacter le secrétariat de la conférence qui se fera un plaisir de vous aider. 

Comment se déroulera la conférence ?

La conférence se déroulera à VILLE XXXX, au LIEU XXXX. 
Toutes les présentations sur place, qu'elles soient plénières, orales ou sous forme d'affiches, seront présentées en direct sur le lieu de la conférence, à l'heure prévue dans le programme de la conférence. Le format de présentation qui vous est attribué figure dans l'avis officiel d'acceptation envoyé par courriel. 

Formats des présentations orales de la conférence XXXX

Toutes les présentations orales par contribution seront d'une durée totale de XX minutes, dont X minutes pour les questions.
Toutes les présentations orales invitées dureront XX minutes au total, dont X minutes pour les questions.
Toutes les présentations orales des conférenciers principaux dureront XX minutes au total, dont X minutes pour les questions. 

Préparation d’un support visuel pour une présentation orale

Vous devez utiliser le même titre que celui qui figure sur votre résumé accepté. Nous recommandons que votre support visuel soit présenté en format GRAND ÉCRAN pour une meilleure visibilité dans la salle, mais d'autres options seront acceptées. Pour tirer pleinement parti du format grand écran, nous vous recommandons de créer ou de convertir votre présentation en format 16:9. Nous vous recommandons d'utiliser Microsoft Office PowerPoint pour votre présentation.

Un bureau de test pour présentateurs sera disponible près du bureau d'inscription de la conférence pour tester votre support visuel sur le même ordinateur que celui utilisé pour les sessions (PC). Tous les présentateurs sont invités à tester leur support visuel au bureau de test avant leur présentation, afin de s'assurer que leur PowerPoint s'affiche correctement sur les ordinateurs de la conférence - et d'avoir suffisamment de temps pour apporter des modifications si nécessaire. 

Le bureau de test pour présentateurs sera ouvert de XXXX à XXXX, et le personnel sera disponible pour répondre à vos questions. 

Si votre présentation comprend des fichiers vidéo, nous vous demandons, en plus de la tester au bureau de test, de la tester dans la salle de votre présentation bien avant le début de votre session (mais au PLUS TARD 30 minutes avant le début de votre session) afin de laisser le temps à notre technicien audiovisuel de procéder à des ajustements dans la salle si nécessaire. Vous pouvez profiter des pauses café ou des heures de dîners pour vous assurer que tout se passera bien dans votre salle. 

Note importante pour les utilisateurs de Macintosh 

Afin d'utiliser les présentations MAC sur un ordinateur compatible PC, veuillez noter que vous devez préparer votre présentation selon les instructions ci-dessous, avant de l'apporter au bureau de test pour présentateurs :

  • Utilisez une police de caractères courante, telle que Arial, Times New Roman, Verdana, etc. (les polices spéciales peuvent être remplacées par une police par défaut sur un PC équipé de PowerPoint). 
  • Insérez des images au format JPG (et non TIF, PNG ou PICT - ces images ne seront pas visibles sur un PC équipé de PowerPoint). 
  • Utilisez un format de film courant, tel que AVI, MPG et WMV (les fichiers MOV de QuickTime ne seront pas visibles sur un PC équipé de PowerPoint).

Présentation avec votre propre ordinateur 

Vous pouvez utiliser votre propre ordinateur portable en dernier recours. Dans ce cas, veillez à fournir un adaptateur VGA (Dongle). Veuillez vous rendre au bureau de test pour présentateurs et informez le personnel de votre intention d'utiliser votre propre ordinateur portable. Nous vous demanderons de vous rendre dans votre salle au moins 30 minutes avant le début de votre session pour brancher votre ordinateur portable et vérifier votre présentation sur le système de projection. Si vous avez des questions ou des commentaires, n'hésitez pas à nous contacter. 

Présentation d’affiches à la conférence XXXX 

Toutes les sessions de présentation d’affiches dureront 2 heures. 

Les séances de présentation d'affiches de la conférence XXXX se tiendront dans le hall d'exposition. Les séances de présentation d'affiches sont l'occasion de présentations et de discussions informelles et interactives. Chaque auteur présentateur recevra par courriel un horaire et un numéro d'affiche. Les auteurs sont tenus d'être présents à leur affiche pendant toute la durée de la session qui leur est attribuée, afin de répondre aux questions et de faire du réseautage avec les autres participants. Les auteurs ne sont pas tenus de présenter leur affiche hors de leur session. 

Chaque auteur disposera d'une surface utilisable mesurant XX" (XXX cm) de haut et XX" (XX cm) de large. L'affiche ne doit pas dépasser la zone qui lui a été attribuée. Une étiquette indiquant le numéro de votre affiche sera placée dans l'espace du panneau qui vous est réservé.

Préparation d’une affiche pour la conférence XXXX 

Vous devez utiliser le même titre que celui qui figure sur votre résumé accepté. Vous trouverez ci-dessous quelques recommandations pour préparer votre poster:

  • Allouez la partie supérieure de l'affiche au titre et aux auteurs tels qu'ils figurent sur le résumé soumis. 
  • Des sections "Introduction" et "Conclusion" simples sont utiles. 
  • Dans la mesure du possible, utilisez des graphiques pour décrire des relations qualitatives et des tableaux pour des valeurs numériques précises. 

Horaire pour les présentateurs d'affiches 

Du matériel technique (ruban adhésif, velcro) sera disponible pour le montage des affiches. Les présentateurs sont responsables de l'installation et du retrait de leurs affiches conformément à l'horaire:

Installation: DATE, de XX heures à XX heures
Retrait: DATE, de XX p.m. à XX p.m. 

Les affiches qui n'auront pas été retirées au plus tard le XXXX seront jetées. 

La conférence XXXX ne peut être tenue responsable des affiches perdues ou endommagées.